Τη σύγχρονη εποχή, ολοένα και περισσότερες εταιρείες αποφασίζουν να προχωρήσουν σε ψηφιοποίηση των εγγράφων τους. Οι εταιρείες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν μεταξύ τους χάρτινα έγγραφα για τιμολόγια, παραστατικά και υπομνήματα. Αυτός ο όγκος των εγγράφων με κάποιον τρόπο πρέπει να αρχειοθετηθεί έτσι ώστε να είναι εύκολα προσβάσιμα και η αναζήτηση των πληροφοριών να γίνεται με όσο το δυνατόν καλύτερο τρόπο. Η λύση για το συγκεκριμένο πρόβλημα είναι η ψηφιοποίηση των εγγράφων τους. 

Με τη χρήση ψηφιακών εγγράφων οι εταιρείες γλιτώνουν χρόνο, χρήμα και αυξάνουν την αποδοτικότητά τους, ενώ δεν απαιτείται πλέον η φυσική παρουσία κάποιου υπαλλήλου για να γίνει η αναζήτηση ενός αρχείου σε κάποιον αποθηκευτικό χώρο. Υπάρχει μεγαλύτερη διαφάνεια, οι αποφάσεις παίρνονται πιο άμεσα, ενώ τα αρχεία ουσιαστικά φυλάσσονται με μεγαλύτερη ασφάλεια.

Μέθοδοι ψηφιοποίησης

Η ψηφιοποίηση εγγράφων μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη χρήση μηχανημάτων σκαναρίσματος και με ψηφιακά εργαλεία που επιτρέπουν την επεξεργασία και τη κατάλληλη αποθήκευσή τους στα συστήματα της κάθε εταιρείας. Η ψηφιοποίηση πραγματοποιείται με τη σάρωση των εγγράφων που επιθυμείτε να αποθηκεύσετε. Τα αρχεία που δημιουργούνται είναι συνήθως σε μορφή JPEG, PDF ή σε άλλη μορφή αρχείου εικόνας. 

Μετά την ψηφιοποίηση μπορείτε να επεξεργαστείτε τα αρχεία εικόνας και να τα μετατρέψετε σε οποιαδήποτε μορφή επιθυμείτε και σας φαίνεται πιο βολική. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε μετατροπη πδφ σε σορδ με εργαλεία όπως το PDF Guru σχεδόν αμέσως. Τα αρχεία Word είναι πιο εύκολα στην επεξεργασία και έτσι μπορείτε να εισάγετε εικόνες, γραφήματα και πολλά άλλα στοιχεία. Επίσης, μπορείτε να κάνετε τυχόν διορθώσεις και προσθήκες κειμένων, αλλά και διαχωρισμό των εγγράφων. Φυσικά, αφού επεξεργαστείτε τα αρχεία, μπορείτε να τα μετατρέψετε ξανά από Word σε PDF. 

Τα πλεονεκτήματα των ψηφιακών εγγράφων

Τα πλεονεκτήματα που διαθέτουν τα ψηφιακά έγγραφα είναι ποικίλα και φαίνεται να αναγνωρίζονται πλέον από τους μεγάλους οργανισμούς αλλά και από τις μικρότερες εταιρείες. Ορισμένα βασικά πλεονεκτήματά τους είναι τα παρακάτω:

• Αύξηση της παραγωγικότητας: Με την ψηφιοποίηση ελαχιστοποιείται ο χρόνος που το ανθρώπινο δυναμικό μιας εταιρείας θα δαπανούσε στην αναζήτηση των χάρτινων εγγράφων και στη διαχείρισή τους. Έρευνες έχουν δείξει ότι ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει περίπου 1 ώρα την ημέρα στην αναζήτηση πληροφοριών. Η αποδοτικότητα του προσωπικού αυξάνεται λόγω της αμεσότερης πρόσβασης που εξασφαλίζουν τα ψηφιακά αρχεία. 
• Ευκολότερη πρόσβαση σε αρχεία: Η πρόσβαση σε αρχεία δεν απαιτεί πλέον ψάξιμο σε βιβλιοθήκες και σε αποθηκευτικούς χώρους. Με μερικά απλά κλικ, μπορεί κάποιος υπάλληλος να αναζητήσει, να διαβάσει και να επεξεργαστεί έγγραφα ακόμα και εάν δουλεύει από το σπίτι. Έτσι διευκολύνεται και η λήψη αποφάσεων σε καταστάσεις που πρέπει να διευθετηθούν σχετικά άμεσα.
• Λήψη πιο ενημερωμένων αποφάσεων: Τα ψηφιακά έγγραφα επιτρέπουν τη λήψη πιο άμεσων και πιο ενημερωμένων αποφάσεων. Εφόσον όλες οι πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες, οι αποφάσεις που παίρνονται  οποιαδήποτε στιγμή είναι πιο ενημερωμένες γιατί βασίζονται σε μεγαλύτερο όγκο πληροφοριών που μπορεί να ανακτηθεί όταν χρειαστεί.

Η ψηφιοποίηση των εγγράφων έχει κάνει τις εταιρείες πιο αποδοτικές και φιλικές προς τους εργαζόμενους.

Χάρτινα έγγραφα και ψηφιακά έγγραφα

Μπορεί τα χάρτινα έγγραφα να χρησιμοποιούνται ακόμα, αλλά τα ψηφιακά κερδίζουν ολοένα και περισσότερο έδαφος όσον αφορά τον καθημερινό πολίτη, αλλά και τις εταιρείες που διαχειρίζονται μεγάλο αριθμό αρχείων καθημερινά. 

• Εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου: Με τη χρήση ψηφιακών αρχείων, κάθε έγγραφο μπορεί να αποθηκευτεί σε άυλη μορφή. Έτσι, δεν χρειάζονται πλέον τεράστιοι αποθηκευτικοί χώροι για να φυλάσσονται τα αρχεία. 
• Αυξημένη ασφάλεια δεδομένων: Μέσω της ψηφιοποίησης, τα αρχεία και κατά συνέπεια οι τυχόν ευαίσθητες πληροφορίες που περιέχουν φυλάσσονται και παρακολουθούνται με μεγαλύτερη ασφάλεια. Η πρόσβαση στα διάφορα έγγραφα μπορεί να αποκλειστεί σε τρίτους ή άτομα εκτός του οργανισμού τον οποίον αφορούν.
• Αυτοματοποίηση των διαδικασιών: Εσωτερικές διαδικασίες όπως οι εγκρίσεις εγγράφων και οι υπογραφές μπορούν να γίνουν αυτοματοποιημένα, έτσι ώστε να εξοικονομηθεί χρόνος και να αποφευχθούν τυχόν λάθη.
• Συμμόρφωση με τους κανόνες: Τα ψηφιακά έγγραφα επιτρέπουν την ασφαλή παρακολούθηση και αποθήκευση, γεγονός που βοηθά στην τήρηση των κανονιστικών και των νομικών απαιτήσεων όπως για παράδειγμα του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία των Δεδομένων (GDPR). 

Εκτός από τα παραπάνω, η μειωμένη χρήση χάρτινων εγγράφων αυξάνει την οικολογική συνείδηση της εταιρείας. Οι περισσότερες σύγχρονες επιχειρήσεις στοχεύουν πλέον στη μείωση του περιβαλλοντικού τους αποτυπώματος και αυτό μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση ψηφιακών εγγράφων. 

Συμπεράσματα

Η ψηφιοποίηση εγγράφων είναι μία στρατηγική κίνηση εκ μέρους των εταιριών που επιτρέπει την αύξηση της παραγωγικότητας, την ευκολότερη πρόσβαση σε αρχεία και τη λήψη πιο ενημερωμένων αποφάσεων. Επίσης βοηθάει στην εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου, στην αυξημένη ασφάλεια των δεδομένων, στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και στην συμμόρφωση με τους κανόνες. Τέλος, δίνει τη δυνατότητα για βελτίωση των συνεργασιών με άλλες εταιρείες, αλλά και εντός της ίδιας εταιρείας και για να αυξηθεί η οικολογική συνείδηση του κάθε οργανισμού.